Kontrolni popis izvan ureda

Voditi malo poduzeće zahtijeva malo planiranja kada ste odsutni na duže vremensko razdoblje. Stvaranje kontrolnog popisa izvan ureda pomaže u produktivnosti i u najboljem slučaju služi potrebama vaših klijenata i važnim poslovnim kontaktima.

Budite efikasni i pristojni organiziranjem ovih predmeta prije nego što napustite mali ured ili kućni ured zbog posla ili zadovoljstva.

Obavijestite važne kontakte

Odnosi s klijentima važni su za velike i male tvrtke. Označite kontakte u vašem CRM-u koji bi trebali biti obaviješteni kada nemate. Odlučite koja je razina komunikacije potrebna i podijelite pojedinosti kada i kako doći do vas ako želite kontaktirati dok niste. Budite precizni o tome koja su pitanja važna i zahtijevajte obavijest.

Ažuriranje dijeljenih kalendara

Ako ste u stalnom kontaktu s drugima i dijelite kalendare, objavite da ćete biti izvan ureda i kad je najbolje da vas kontaktirate po povratku. Učinite to samo u sigurnom okruženju u kojem su kalendari privatni i pregledava ih relevantna skupina poslovnih profesionalaca.

Postavljanje automatskog odgovora putem e-pošte

Čak i ako planirate redovito provjeravati svoje dolazne poslovne e-poštu, dobra je ideja postaviti automatski odgovor. Jasno naznačite da je odgovor automatiziran i da ste izvan ureda i objasnite mogućnost kašnjenja u osobnom odgovaranju. Ako imate ograničen prostor za e-poštu i ne planirate odgovarati na poruke e-pošte dok vas nema, odvojite vrijeme da sada upravljate starim porukama.

Planirajte dolazne telefonske pozive

Snimite alternativnu poruku govorne pošte ili postavite prosljeđivanje poziva na svoj mobitel ili telefonski broj na kojem možete doći. Ako je prostor ograničen, povremeno provjeravajte govornu poštu i upravljajte pozivima niskog prioriteta kojima je potrebno malo vremena za dovršavanje ili pozivima visokog prioriteta na koje je potrebna neposredna pažnja.

Upravljanje računima na društvenim medijima

Ako se vaše poslovanje uglavnom oslanja na komunikaciju putem računa društvenih medija ili profesionalnih foruma, napravite mjesta u područjima privatnih poruka ili pristigle pošte. Prostor je na nekim web lokacijama obično ograničen na određeni broj poruka.

Zadržite isporuke kućnih ureda

Odložite isporuke pošte i novina u vaš kućni ured do određenog povratka. Sve što vam se pošalje u ured, može se zakazati za preuzimanje.

Po povratku ažurirajte sve automatizirane poruke odgovora i zakažite vrijeme za pregled telefonskih poziva, e-pošte i privatnih poruka što je prije moguće. Napravite popis zadataka i naručite posao u tijeku prema važnosti i razini prioriteta. Ako možete proći kroz nekoliko stavki niskog prioriteta kako biste oslobodili prostor za novu komunikaciju, prvo obradite te stavke.

Volvo Wheeled Excavators E-series - Operating instructions - Instruments and controls - 3/10 (Listopad 2020)